Executive Assistant (m/w/d)

GovRadar ist eine cloudbasierte Software zur automatisierten Erstellung öffentlicher Ausschreibungsunterlagen. Mit unserer KI-gestützten Lösung sparen Behörden bis zu 90% Zeit in der Vergabevorbereitung, damit Investitionen schneller in die Umsetzung kommen.

Wir befähigen die öffentliche Verwaltung – für eine zukunftssichere Gesellschaft.

Als Executive Assistant unterstützt du unseren CEO bei der Organisation & Priorisierung seines Arbeitsalltags und hältst ihm durch deine proaktive Arbeitsweise konsequent den Rücken frei. Als Teil des CEO Office-Teams hältst du zudem unseren Büro-Betrieb im Herzen Münchens am Laufen, planst unsere regelmäßigen Company-Events und sorgst somit für ein angenehmes und produktives Arbeitsumfeld für das gesamte Unternehmen.
Für diese Herausforderungen brauchen wir dich:

• Kalender- und Reisemanagement des CEO: du koordinierst Termine mit internen und externen Stakeholdern und sorgst für eine vorausschauende und strukturierte Tagesplanung
• Gatekeeping: du agierst als vertrauensvolle und professionelle Schnittstelle zum CEO und bearbeitest, delegierst oder eskalierst eingehende Themen anhand einer eng abgestimmten Priorisierung
• Vor- und Nachbereitung von Meetings: du unterstützt bei der Meeting-Logistik sowie bei der Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Dokumentation
• Verantwortung für einen reibungslosen Office-Betrieb inkl. Materialmanagement, Steuerung externer Dienstleister und professioneller Gästebetreuung
• Planung und Umsetzung unserer Company-Events, von der Ideenfindung bis zur finalen Abrechnung
• Projektunterstützung: bei Bedarf unterstützt du den CEO und Chief of Staff in der Durchführung von Projekten, wie z.B. Management Workshops

Must have’s

• Einschlägige Erfahrung: du hast mehrjährige Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Executives, idealerweise im Startup-, Tech- oder Beratungsumfeld
• Kommunikationsstärke: du kommunizierst exzellent in Deutsch (C2) und professionell in Englisch (min. B2)
• Ausgeprägtes Organisationstalent: du bist in der Lage, mehrere Themen parallel sauber am Laufen zu halten und gehst neue Aufgaben strukturiert an
• Proaktive Arbeitsweise: du wartest nicht auf Anweisungen, sondern erkennst eigenständig, wo deine Unterstützung gebraucht wird und findest pragmatische Lösungen
• Spaß am Arbeiten in einem dynamischen Umfeld: du hast bereits in einem Startup/Scaleup gearbeitet und siehst schnelle Veränderungen und fehlende Strukturen als spannende Herausforderung
• Tech-Affinität: du arbeitest routiniert mit digitalen Tools (Microsoft Office, Slack, Notion) und suchst proaktiv nach Möglichkeiten, wiederkehrende Aufgaben mit AI und Automatisierung zu vereinfachen
• Diskretion und sicheres Auftreten: du gehst vertraulich mit sensiblen Informationen um und kommunizierst mit Stakeholdern auf jeder Ebene souverän

Nice to have’s

• Erfahrung im Office Management, Event Management und/oder bei der Steuerung von externen IT-Dienstleistern
• Berührungspunkte mit dem öffentlichen Sektor oder GovTech-Unternehmen